Nieuws

Aanbesteden met open vizier

Hoe breng je met een concurrentiegerichte dialoog een forse aanbesteding tot een goed einde? Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier doorliep het proces met succes.

Het is een forse opgave voor het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK): voor het jaar 2022 alle regionale keringen boven het Noordzeekanaal, met een totale lengte van 400 kilometer, toetsen en waar nodig verbeteren. Zet dat maar eens in de markt.

Zo vormde dit programma ‘Verbetering Boezemkades’ een mooie klus voor Martin Leeuw, projectleider bij het HHNK, en Tjeerd Planting (senior inkoopadviseur bij NIC Inkoopprojecten). Samen bedachten ze dat een concurrentiegerichte dialoog hierbij het beste paste en na afloop zijn alle betrokkenen daar, na vele spannende fasen onderweg, nog meer van overtuigd.

Krapte

Voor het complete programma ligt 70 miljoen euro op de plank, inclusief de uitvoering van het verbeterwerk zelf. In deze eerste fase ging het alleen om de aanbesteding voor ingenieursbureaus van deze twee diensten:

  • de toetsing van regionale keringen
  • het ontwerpen van de verbetering van afgekeurde keringen

Het HHNK heeft zelf ook ingenieurs in huis, maar de capaciteit is te beperkt voor deze klus. Ook zij hebben, aldus Leeuw, last van krapte op de arbeidsmarkt van geotechnici. En dat zijn juist de mensen die de meeste berekeningen uitvoeren en dus ook de meeste uren schrijven.

Clusteren

Voorheen werden projecten op het gebied van toetsing en verbetering door het HHNK vooral los van elkaar aanbesteed. Voor grondonderzoek werd eerder al eens een raamovereenkomst afgesloten. Was dat ook voor toetsing samen met het ontwerpen van de verbeteringen mogelijk?

Aanvankelijk wilde het HHNK alles in handen leggen van één partij, maar dan zou dat ene bedrijf ook last kunnen krijgen van de krapte op de arbeidsmarkt. Vandaar de wens om met meerdere ingenieursbureaus in zee te gaan.

Verder werd deze aanbesteding ook anders aangepakt om te kunnen zorgen voor continuïteit, efficiëntie en het lerend vermogen van de partijen, inclusief het HHNK. Zo is de continuïteit onder meer van belang omdat het project liefst zes jaar gaat duren. En de efficiëntie is gebaat bij bijvoorbeeld een koppeling van de toetsing aan de verbetering, aldus Planting. “Als een partij al heeft getoetst, kent die de dijk goed, plus de omgeving en ook de mensen. Dan hoef je bij het ontwerpen van de verbetering niet met de gegevens van een ander aan de gang.”

Hopelijk ontstaat er verder ook, aldus Planting, meer eenduidigheid over de oplossingen. Tot nu toe deed elk ingenieursbureau het op zijn eigen manier. Slimme dingen bleven vaak binnen een kleiner project hangen en kwamen slechts af en toe in de organisatie bovendrijven. Planting: “Hopelijk ontstaat er een soort creatieve spanning en kunnen we zelfs voor de hele markt een standaard neerleggen.”


Tjeerd Planting

Omgeving

Leeuw schetst nog een extra winstpunt voor de efficiëntie: “De processen eromheen, en met name met de omgeving, zijn zo veel belangrijker geworden. De technische oplossing is vaak geen probleem. Het is meer de vraag hoe je iets goed inpasbaar maakt in een bestaande omgeving.”

Met de wetgeving in de nek hijgend - in 2022 moeten alle dijken op orde zijn – zorgt de tijdsdruk ook voor de noodzaak van efficiëntie. Een partij die al goed bekend is in een gebied, de betreffende gemeente goed kent of de belangengroepen, kan daar het beste aan de slag gaan, aldus Planting. 

Markt verstoren

“Bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten,” vervolgt Leeuw, “is er ook op gelet dat de partijen die hier de afgelopen jaren hebben gewerkt ook nog in beeld konden komen. Dat je niet de markt verstoort, en door het project te clusteren er nog maar een of twee grote partijen zouden overblijven.”

“Het was spannend wie zich zouden aanmelden, want we hadden scherpe eisen opgesteld. Bijvoorbeeld ten aanzien van de ervaringseisen van de sleutelfiguren. Die eisen hebben we zelfs nog iets teruggeschroefd, omdat we er huiverig voor waren dat bedrijven het net niet zouden kunnen halen.”

Martin Leeuw

Communiceren

Uiteindelijk kwamen er zeven aanmeldingen binnen, mede door een extra inspanning van Planting. “Symbool voor deze aanbesteding stonden samenwerking en communicatie, ook in de beginfase. Zo heb ik vaker de telefoon gepakt en rondgebeld. Daar wordt vaak heel krampachtig over gedaan. Je wilt echter vraag en aanbod bij elkaar brengen en dat kan naar mijn idee bijna niet anders dan door te communiceren met elkaar. En niet alleen maar op papier.”

“We waren bovendien bang dat er niet genoeg partijen zouden meedoen. Ook daarom heb ik in een vroegtijdig stadium de telefoon gepakt. Gewoon goed luisteren en vragen of ze voldoende weten. Uiteindelijk zaten in de eerste ronde op één na alle partijen uit het verleden erbij. Dat ene bedrijf had te veel last van de krapte op de arbeidsmarkt.”

Hoofdlijnen aanbestedingsproces: 

  • Informatiebijeenkomst
  • Selectieleidraad (BD-1)
  • Visiedocumenten (7 partijen)
  • Selectie op kwaliteit HHNK
  • Concept PvE HHNK
  • Dialoog (met 5 partijen)
  • Aangescherpt PvE HHNK
  • Presentatie casus & interviews (5)
  • Beoordeling HHNK

Winnaars: Arcadis, Iv-Infra, RPS

Aantrekkelijk

Het is deels die personeelskrapte die ook zorgt voor een terugloop van het aantal inschrijvingen op projecten, beaamt Planting. “Dat is voor mij als inkoper een grote zorg. Het aanbod van projecten in de markt is groot, dus je moet je aanbesteding aantrekkelijk maken. Dat hebben wij onder meer gedaan met de gekozen procedure. Bij de dialoog zaten de partijen echt samen met ons aan tafel en konden ze meeschrijven aan het Programma van Eisen.”

“Interessante opties voor hen waren verder dat ze de toetsing en ontwerpopgave konden combineren, dat ze voor zes jaar konden aanschuiven op programmaniveau en dus zo lang gegarandeerd waren van werk. En ze hadden er ook nog eens echt invloed op. Bovendien hoefden ze voor het presentatie- en interviewgedeelte geen plan van aanpak meer op papier te zetten.”

Geen minicompetitie

In de dialoogfase werd erop gehamerd dat deze overeenkomst geen lege huls zou mogen worden. Planting: “Soms heb je raamcontracten met drie of vijf partijen, waarbij je de eerste twee jaar toch geen klussen krijgt. Dan heb je veel kosten gemaakt om in het raamcontract terecht te komen en worden er toch nog minicompetities uitgeschreven. Iedere keer heb je dan weer een soort aanbesteding en daar is in de wereld van de ingenieursbureaus veel om te doen. Uit de gesprekken bleek duidelijk dat de partijen die competitie juist wilden voorkomen. We hebben dat met meerdere afspraken geborgd.”

“Iedereen was het ermee eens dat alle partijen ongeveer dezelfde omzet moesten kunnen draaien. We gaan nu op programmaniveau, dus met alle vier partijen samen, per jaar bekijken wat er op de rol staat en wie welke gaat klus doen. Dat staat nu in het PvE.”

Worst

“Tachtig procent van het werk verdelen we aan het begin van een jaar en twintig procent houden we nog achter voor partijen die heel goed scoren tijdens de projecten. Dat is een soort worst. We hopen wel dat ze zo mogelijk onderling gaan ruilen, zodat we per project iedere keer de beste hebben,” besluit Planting.

Leeuw tot slot over de keuze voor een concurrentiegerichte dialoog: “Voor ons zat de meerwaarde vooral in het gesprek aangaan, waarbij op voorhand niet het hele Programma van Eisen vastlag.” 

Wil je weten hoe die dialoog exact verliep? En hoe critici van deze methode uiteindelijk ook enthousiast werden? Lees dan het vervolgartikel in ons nieuwe digitale magazine dat eind september verschijnt.

Meld je hier aan voor onze Nieuwsbrief en je krijgt automatisch het digitale magazine in je mailbox.

Relevante links

Aanbesteding HHNK op Tendernet 

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 

NIC Inkoopprojecten 



Dit artikel komt uit Bouwgenootschap

Deel dit artikel