Kengetallen: onmisbare tool voor OVL-Regisseur

Ruben van Bochove, werkzaam bij de Lux-groep, adviseert gemeenten onder meer op het gebied van outsourcing van openbare verlichting.  “Je ziet steeds vaker dat gemeenten hun ambtenarenapparaat laten inkrimpen. Enerzijds door vrijgekomen plekken niet meer op te vullen, maar ook door reorganisaties. Eén ambtenaar krijgt meerdere taken. Voor een ovl-regisseur is het belangrijk de zaak goed te kunnen beoordelen. Voor kleine gemeenten is het vaak te duur om een specialist op het gebied van OVL in huis te hebben, voor die gemeenten is het dan goed om dit uit te besteden. Grote gemeenten kunnen vaak wel die specialist betalen.” Als bij een gemeente nauwelijks kennis op het gebied van OVL beschikbaar is, dan is het goed om dit uit te besteden aan een onafhankelijke adviseur. Met de nadruk op onafhankelijk. “Soms zie je dat OVL wordt uitbesteed aan een aannemer die er alleen maar aan wil verdienen. Dan gaat het fout.”

Goedkoper uit

Bij de gemeente Zwolle wordt al langer gewerkt volgens het principe van een regiegemeente. Ronald Gerard en Erik Neuteboom hebben als respectievelijk beheermanager en adviseur/projectleider ervaring met deze werkwijze .: “Je kunt beter je rol als opdrachtgever vervullen. Bovendien hoef je geen expert meer te zijn op het vakgebied. Je moet wel de experts weten te vinden en weten uit te dagen en te prikkelen. Daarnaast ben je potentieel goedkoper uit als je de uitvoering van beheer en onderhoud niet zelf doet, want marktpartijen werken goedkoper.” De twee zien maar weinig nadelen. “Soms moet je over wat meer schijven communiceren.”

In Zwolle is de operationeel beheerder verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en onderhoud. Hij stuurt tevens de contractpartij(en) aan. De beheermanager is eindverantwoordelijk voor meerdere producten, waaronder OVL.  Gerard en Neuteboom geven aan dat de OVL-regisseur vooral een goed beheersysteem tot zijn beschikking moet hebben. “En de competenties om met partners en aannemers goede relaties op te bouwen en duidelijke afspraken te kunnen maken.”

Kengetallen

Eén van de tools die de OVL-regisseur kan gebruiken bij zijn werk zijn de kengetallen. Een systematiek die enige jaren geleden door IGOV in het leven is geroepen, maar die nu in een nieuw jasje wordt gestoken. Tevens wordt de link gelegd met de Energiemonitor van Rijkswaterstaat. Gemeenten die daarvoor hun gegevens hebben aangeleverd hoeven dat niet nogmaals te doen. En als gemeenten besluiten de kengetallensystematiek in te vullen, doen ze automatisch mee met de Energiemonitor. Het begrip ‘kengetallen’ roept niet altijd even positieve associaties op. Gemeenten denken soms dat het een ingewikkeld systeem is dat veel tijd kost. Reden voor IGOV om het systeem eenvoudiger te maken. Ruben van Bochove: “We helpen gemeenten om hun eigen beheersysteem eenvoudiger in te richten. Iedere lamp heeft bijvoorbeeld een eigen naam, maar elke beheerder kan daat zijn eigen naam en omschrijving aan geven. Door uniformiteit in de benaming aan te brengen wordt het eenvoudiger. Dat wil niet zeggen dat het eigen beheersysteem moet worden aangepast, we voegen simpelweg een extra veldje toe waar die uniforme naam kan worden ingevuld.”

Door eerst te inventariseren wat de ovl-regisseur voor informatiebehoefte heeft, kan uiteindelijk de vertaalslag worden gemaakt naar een praktische tool die in het dagelijks werk kan worden gebruikt. “De OVL-regisseur krijgt een eigen dashboard waarop hij kan zien hoe het met zijn areaal staat. Dat kan hij weer gebruiken voor de managementrapportage.”