Op zoek naar de ideale OVL-aannemer

Om dit in de toekomst te voorkomen kijkt de gemeente naar de gunning van opdrachten op basis van een Dynamisch Aankoopsysteem. Hierbij worden meerdere aannemers op een shortlist gezet en wordt er middels minitenders overgegaan tot gunning van (pakketten van) werkzaamheden. Hierdoor verwacht zij een betere kwaliteit van uitvoering en een betere samenwerking te bewerkstelligen. Door flexibel te zijn in de keuze van de aannemer verwacht de gemeente dat de aannemer anders gaat presteren en dat zij sneller kan wisselen als de kwaliteit en samenwerking niet goed is.

Vraagstelling

De gemeente wil graag weten of (1) marktpartijen zouden inschrijven op een dergelijke aanbestedingsvorm en (2) onder welke voorwaarden dat voor hen aantrekkelijk is.

Voor deze marktconsultatie zijn vijf aannemers uitgenodigd die allen bereid waren om te komen en hun visie te geven. Voordat we deze vragen hebben voorgelegd, hebben we de aannemers gevraagd welke pijnpunten zij ervaren in de samenwerking met gemeenten en meer in het bijzonder bij het aanbesteden van de onderhouds- en vervangingswerkzaamheden aan OVL.

Pijnpunten uit de marktconsultatie

De pijnpunten die aannemers ervaren zijn de volgende:

• Door kortingenbeleid bepalen armaturenleveranciers in feite de aannemer.
• De areaaldata zijn vaak niet op orde, dit leidt tot meerwerk.
• De bestekposten zijn niet altijd eenduidig omschreven, wat leidt tot discussie.
• De fictieve aantallen zijn niet reëel ingeschat. Dit nodigt uit tot strategisch inschrijven.
• Niet alle aannemers hebben dezelfde bevoegdheid om aan het ondergrondse netwerk van de netbeheerder te werken. Dit creëert een ongelijk speelveld.
• Het gedrag op de werkvloer wordt te beperkt meegenomen in aanbestedingen, terwijl dit wel heel belangrijk is.
• Er wordt te veel ingekocht op prijs en dit leidt tot te lage prijzen.
• Het vertrouwen is er niet altijd.
• Aannemers schrijven plannen van aanpak en beloven van alles, maar worden daar vervolgens niet aan gehouden. Wees consequent.

Zouden marktpartijen inschrijven?

Vier van de vijf aannemers zeggen dat een RAW-bestek prima is. Volgens deze aannemers lenen UAV-GC-achtige contracten zich niet voor onderhoud en vervangingswerk omdat het werk daar eigenlijk te klein voor is. Zij zien een vorm waarbij via minitenders werkpakketten worden gegund als een goede toevoeging. Deze minitenders moeten niet te klein worden omschreven, omdat het anders niet interessant wordt om op in te schrijven en de kosten voor aanbesteding te hoog zijn. 

Met name op het cluster onderhoud is continuïteit - en het feit dat er zekerheid is over een langere termijn - belangrijk. In zijn algemeenheid is continuïteit belangrijk. De aannemer gaat graag een lange termijn verplichting aan, zodat hij kan investeren in de relatie. Naast continuïteit is het wegnemen van de besproken pijnpunten een wens. Vaste eenheidsprijzen of minimumprijzen is een prima middel om te voorkomen dat de laagste prijs toch doorslaggevend wordt. Eén aannemer laat een ander geluid horen. Zij wil graag een budget hebben en daarbinnen de vrijheid hebben om zaken in te richten. De gemeente kan zich grotendeels terugtrekken. Deze aannemer geeft ook aan dat zij nog moeten bezien of zij zullen schrijven op een dergelijke aanbesteding. 

De eerste vraag die de gemeente had, kan bevestigend beantwoord worden. Afhankelijk van de specifieke voorwaarden van de aanbesteding zullen aannemers inschrijven op een dergelijke aanbestedingsvorm.

Voorwaarden

Dat brengt ons bij de tweede vraag: Onder welke voorwaarden zou een dergelijke aanbestedingsvorm aantrekkelijk zijn voor aannemers? Hierboven zijn deze zaken al impliciet genoemd, maar samenvattend komt het op de volgende zaken neer:

Normale prijzen. Zorg dat de aannemer de juiste attitude heeft naar het werk. Dit wordt bewerkstelligd als hij normale prijzen kan afrekenen voor zijn werkzaamheden. Vaste reële eenheidsprijzen kunnen hiervoor zorgen.

Interessante werkpakketten. De werkpakketten moeten voldoende interessant zijn. Ze worden minder interessant als deze pakketten te klein zijn en de aanbestedingsinspanning niet proportioneel is. Opdelen in bijvoorbeeld twee geografische percelen (voor het onderhoud) lijkt een logische oplossing. Kies voor de onderhoudspercelen wel voor een minimale duur van 2 jaar.

Goed RAW-bestek. Een RAW-bestek is een prima middel, mits dit voldoet aan de volgende eisen: (1) de areaaldata zijn op orde, (2) de bestekposten zijn eenduidig omschreven en (3) de fictieve aantallen zijn reëel ingeschat. Voor wat betreft inkoop van materialen en werkzaamheden aan de ondergrondse netwerken van de netbeheerders, is het belangrijk dat er een gelijk speelveld is en de mededinging niet wordt geblokkeerd.

Consequente opdrachtgever. Aannemers hebben behoefte aan een consequente opdrachtgever. “Hou ons aan ons plan van aanpak dat wij hebben geschreven”. Zorg er wel voor dat je hierin zaken laat beschrijven die echt belangrijk zijn voor een gemeente. Met name de attitude en cultuur van een bedrijf willen zij graag tot uiting laten komen. Het is belangrijk dat men zich verdiept je in elkaars problematiek en werkt aan vertrouwen. 

Rol van de gemeente

Dat brengt ons bij het pijnpunt van de gemeente en de aanleiding voor dit onderzoek. De gemeente wil een betere sturing op de kwaliteit van de aannemer, met als gevolg een betere samenwerking. Zij is daarvoor zelf ook aan zet. Door de hierboven beschreven stappen te nemen zal zij de uitvoering door de aannemer al anders gaan ervaren. Mocht dit niet het geval blijken te zijn, dan moet zij op basis van heldere Key Perfomance Indicatoren (KPI’s) dit inzichtelijk maken en consequent zijn (dat willen aannemers zelf ook).

Om de juiste partij te krijgen zal zij in het plan van aanpak moeten uitvragen naar de attitude en cultuur binnen de aannemer. De gemeente zal alleen die vragen moeten laten beantwoorden in een plan van aanpak, die echt van belang zijn voor de gemeente. Naast een papieren selectie is een toelichting van het plan van aanpak door de projectleider van de aannemer aan te bevelen. Hierdoor start de gemeente de samenwerking gedurende het aanbestedingstraject. Of de beschreven cultuur werkelijk wordt beleefd door de projectleider wordt dan vanzelf duidelijk.

Werkwijze Nobralux

Om een openbare ruimte te maken die aantrekkelijk, duurzaam en veilig is volgt Nobralux vijf eenvoudige stappen: planvorming, ontwerp, bestek, toezicht en beheer. Het is onze visie om advies- en beheertaken en onderhoud- en vervangingswerkzaamheden van elkaar te scheiden. Dit leidt tot de beste kwaliteit tegen optimale kosten. Het onderhoud en de vervanging is de wereld van de aannemer/installateur. Advies- en beheerwerkzaamheden worden vaak in combinatie met een gemeente en Nobralux uitgevoerd, waarbij wij soms alle vijf stappen voor een gemeente verzorgen of zoals voor de gemeente Alphen aan den Rijn voor een specifiek onderdeel worden ingeschakeld.

Dit artikel is verschenen in Ruimte en Licht nummer 2, mei 2018.